Welcome book digitale per casa vacanze: cosa scrivere, sezione per sezione

“Qual è la password del Wi‑Fi?” “Come si accende la caldaia?” “Dove si butta il vetro?” Se rispondi a queste domande a ogni soggiorno, ti serve un welcome book. Meglio ancora se digitale: sempre aggiornato, sempre in tasca all’ospite, in più lingue.

Cos’è un welcome book e perché conviene

È una guida dedicata ai tuoi ospiti, con le informazioni pratiche sulla casa e i consigli sulla zona. Un tempo era un raccoglitore sul tavolo del soggiorno; oggi è sempre più spesso una pagina web che l’ospite apre dal telefono inquadrando un QR code.

Conviene per tre motivi:

• Meno messaggi, anche a mezzanotte, per chiederti cose già scritte.
• Soggiorni più sereni e quindi recensioni migliori: l’ospite trova subito quello che cerca.
• Più valore: i tuoi consigli personali fanno la differenza tra un alloggio e un’esperienza.

Digitale o cartaceo?

Il cartaceo ha il suo fascino, ma ha limiti evidenti: si rovina, si perde, va ristampato a ogni cambio (un nuovo codice Wi‑Fi, un ristorante che chiude) ed è in una sola lingua. Un welcome book digitale:

• si aggiorna in un minuto, anche quando non sei in casa;
• si può inviare prima dell’arrivo, così l’ospite sa già come arrivare e come entrare;
• può essere tradotto in più lingue;
• può contenere link a mappe, video e numeri da chiamare con un tocco.

Puoi sempre lasciare in casa anche un cartoncino elegante con il QR code e due righe di benvenuto: hai il meglio dei due mondi.

Cosa scrivere: lo schema completo

1. Benvenuto

Due o tre righe, scritte da te. Chi sei, perché ami questa casa, come contattarti. Una foto tua aiuta: gli ospiti si fidano delle persone, non delle strutture.

2. Arrivo

• Indirizzo esatto e link alla mappa, con indicazioni per chi arriva in auto, in treno o in aereo.
• Dove parcheggiare, con eventuali ZTL e permessi.
• Orario di check-in e come avviene la consegna delle chiavi.
• Documenti da avere pronti per la registrazione. Su cosa è consentito oggi, leggi la nostra guida al self check-in.

3. Casa

• Wi‑Fi: nome della rete e password, in evidenza.
• Riscaldamento e aria condizionata: come si accendono e come si regolano.
• Elettrodomestici: forno, piano cottura, lavatrice, lavastoviglie, macchina del caffè. Una foto con le istruzioni vale più di mille parole.
• Dove si trovano biancheria di ricambio, phon, ferro da stiro, kit di primo soccorso, estintore.
• Cosa fare se salta la corrente: dove si trova il quadro elettrico.

4. Regole della casa

Poche, chiare e gentili: fumo, animali, feste, orari di silenzio, numero massimo di ospiti, rispetto dei vicini. Spiega il perché quando serve (“il palazzo è antico e i suoni si sentono molto”) e verranno rispettate di più.

5. Raccolta differenziata

È una delle domande più frequenti, soprattutto per gli stranieri. Indica cosa va dove, i giorni di raccolta e dove sono i bidoni. Se puoi, aggiungi la traduzione in inglese dei nomi sui contenitori.

6. I tuoi consigli

È la parte che rende speciale la guida. Non copiare TripAdvisor: scrivi quello che faresti tu.

• Dove fare la spesa e il panificio migliore.
• Due o tre ristoranti, con il piatto da ordinare.
• Una passeggiata, una spiaggia, un punto panoramico al tramonto.
• Cosa fare in una giornata di pioggia.
• Farmacia, medico di guardia, numeri di emergenza (112).

7. Servizi extra

Transfer, colazione, spesa all’arrivo, cuoco a domicilio, noleggio bici, degustazioni. Se li offri, mettili qui con un modo semplice per prenotarli: è un’entrata in più e gli ospiti apprezzano.

8. Partenza

• Orario di check-out.
• Cosa fare prima di uscire: chiavi, finestre, rifiuti, lavastoviglie.
• Un grazie sincero e un invito a lasciare una recensione.
• Come prenotare direttamente la prossima volta: il link al tuo sito. Ne parliamo nella guida alle prenotazioni dirette.

Consigli di scrittura

• Frasi brevi: l’ospite legge dal telefono, magari mentre trascina una valigia.
• Le cose urgenti in alto: Wi‑Fi, check-in, contatti.
• Foto al posto delle spiegazioni per tutto quello che ha pulsanti.
• Almeno in inglese, se ospiti stranieri.
• Aggiornalo ogni volta che cambia qualcosa, non una volta all’anno.

Come crearlo in pochi minuti

Puoi scriverlo in un documento condiviso, oppure usare uno strumento pensato apposta. Con Homazing Concierge crei la guida della casa con la grafica del tuo brand, la colleghi a un QR code da lasciare in casa e la aggiorni dal telefono, senza ristampare niente. Hai 30 giorni gratuiti per provarlo sulla prima casa.